Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales – FichaVital®
Responsable del Tratamiento: Comercial System World SAS
Domicilio y Ubicación: Bogotá D.C., Colombia
Horario de Atención Institucional: Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
Estado del Documento: Versión Oficial Vigente
El presente documento constituye la Política de Tratamiento de Datos Personales de Comercial System World SAS en relación con su producto FichaVital® (en adelante, “la Plataforma”). Su objeto es garantizar el derecho constitucional de Habeas Data de todos los usuarios (en adelante, “el Titular”) que adquieren, activan o interactúan con nuestros dispositivos físicos (NFC/QR) y plataformas digitales, definiendo las condiciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de sus datos.
1. PRINCIPIOS RECTORES
Comercial System World SAS aplicará de manera integral los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad en el tratamiento de cualquier dato personal indexado en el ecosistema FichaVital®.
2. DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO Y NATURALEZA DE LOS DATOS SENSIBLES
Para el correcto funcionamiento del ecosistema de identificación médica inteligente y alertas automatizadas, la Plataforma recolecta los siguientes datos provistos voluntariamente por el Titular:
- Datos de Identificación y Contacto: Nombre, apellidos, documento de identidad, correo electrónico, teléfono móvil y ciudad.
- Datos de Contactos de Emergencia: Nombres, parentesco, números telefónicos y correos electrónicos de los terceros asignados por el Titular.
- Datos de Salud (Datos Sensibles): Tipo de sangre, alergias, condiciones médicas crónicas, restricciones de medicamentos, EPS, medicina prepagada, seguros asociados y observaciones médicas especiales.
- Datos de Localización (Derivados del uso): Coordenadas geográficas (GPS) capturadas en tiempo real por el dispositivo del tercero que realiza el escaneo del chip NFC o código QR, con el único fin de despachar la alerta automática de emergencia.
Aviso explícito sobre Datos Sensibles: Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, los datos de salud son considerados de carácter Sensible. El Titular no está obligado a suministrarlos; sin embargo, al diligenciarlos de forma voluntaria en la Plataforma, otorga su consentimiento previo, expreso e informado para su tratamiento, reconociendo que la finalidad del producto exige la disponibilidad de estos datos ante una emergencia.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales recolectados por Comercial System World SAS tienen las siguientes finalidades exclusivas:
- Finalidad Vital y Operativa: Permitir que personal médico, de rescate, autoridades de tránsito o cualquier tercero civil que escanee el hardware pasivo (NFC/QR) visualice de forma inmediata el Perfil Médico Digitalizado del Titular en situaciones de emergencia en ruta, especialmente si este se encuentra en estado de inconsciencia o incapacitado para comunicarse.
- Sistema de Notificaciones Automatizadas: Disparar de manera inmediata mensajes digitales y correos electrónicos con la localización satelital (GPS) exacta del incidente a los contactos de emergencia que el Titular registró.
- Gestión de Soporte y Relación Comercial: Procesar compras, validar el estado de activación del Plan, enviar actualizaciones tecnológicas del software, y proveer asistencia técnica dentro de nuestro horario de atención institucional (Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.).
4. CIRCULACIÓN RESTRINGIDA Y EXPOSICIÓN VOLUNTARIA DEL PERFIL
El Titular entiende, acepta y autoriza que el ecosistema FichaVital® funciona mediante un mecanismo de acceso público supeditado a la posesión física del hardware. Esto significa que cualquier persona que escanee el chip NFC o el código QR adherido al casco, vehículo o prenda del Titular tendrá acceso visual a la información médica de emergencia dispuesta en ese perfil. Comercial System World SAS no comercializa, no transfiere a terceros con fines publicitarios, ni expone de bases de datos masivas la información confidencial de sus usuarios; el acceso se limita estrictamente a la lectura individualizada del dispositivo físico por motivos de seguridad vial y soporte médico.
5. DERECHOS DEL TITULAR (ARTÍCULO 8 – LEY 1581 DE 2012)
El Titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Comercial System World SAS.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE HABEAS DATA
El Titular puede ejercer sus derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión de datos a través de los canales oficiales de atención de la empresa.
- Canales de Atención: Formulario de soporte en la plataforma web oficial y líneas de atención digital de FichaVital®.
- Horario de Procesamiento: Las solicitudes serán gestionadas y evaluadas en nuestro horario administrativo de Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. (Hora de Colombia).
- Tiempos de Respuesta: De acuerdo con la normatividad vigente, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, señalando los motivos de la demora y fijando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Los reclamos para supresión o corrección se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Comercial System World SAS adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad que resulten necesarias para otorgar confidencialidad y salvaguardar los registros almacenados en sus servidores web frente a adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados por fuera del escaneo físico legítimo del dispositivo.
8. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Comercial System World SAS se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a optimizaciones del software FichaVital®. Cualquier cambio sustancial será informado a los usuarios mediante avisos en la interfaz de la plataforma web o a través del correo electrónico registrado.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y la vigencia de la base de datos estará ligada al tiempo en que se desarrollen las finalidades del producto.